Ile trzeba przechowywać dokumenty firmowe? Dzięki cyfryzacji procesów zadanie będzie prostsze!

Prowadząc działalność gospodarczą jesteśmy zobligowani do dopełnienia pewnych obowiązków. Mowa tu między innymi o odprowadzaniu podatków, obsłudze czasu pracy zatrudnionych osób oraz przechowywaniu poufnych danych. Wszystkie informacje, związane z firmą powinny być katalogowane, by podczas ewentualnej kontroli rozwiać wszelkie wątpliwości. Jak długo powinniśmy utrzymywać takie dane w firmie?

Które dokumenty trafiają do archiwum?

W przedsiębiorstwie można spotkać dużą liczbę zróżnicowanych dokumentów. Podstawowym źródłem informacji odnośnie dokonywanych transakcji są faktury i dowody kupna-sprzedaży. Oprócz nich występują również inne dokumenty rachunkowe zebrane w księgi, pozostałe dowody księgowe, kopie rachunków oraz dokumenty inwentaryzacyjne.

W skład archiwum wchodzi również dokumentacja pracownicza. Wyróżnia się tutaj między innymi podania o urlopy pracownicze, zwolnienia lekarskie, umowy i aneksy do umów podpisywane z osobami zatrudnionymi oraz dane dotyczące przejścia obowiązkowych szkoleń BHP. W tej sekcji znajdują się również wszelkie uwagi i pochwały, które mogłyby wskazywać na przebieg współpracy z pracownikiem.

Jak długo powinniśmy trzymać dokumenty firmowe?

Wszystko zależy od tego, z jakim dokumentem mamy do czynienia. W przypadku formularzy księgowych, związanych z prowadzoną działalnością okres karencji wynosi 5 lat. W tym czasie powinniśmy zachować wszystkie dokumenty i pokazywać je w przypadku kontroli. Tak samo długo musimy katalogować dokumenty związane z ubezpieczeniem ZUS.

Jeśli chodzi o dokumentację pracowniczą, w jej przypadku okres archiwizowania wynosi aż 50 lat. Dopiero po tym czasie możemy zniszczyć stare dokumenty. Przechowywanie danych w formie papierowej może więc być nieco trudnym zadaniem, dlatego lepiej postawić na elektroniczny obieg dokumentów, który w tym kontekście będzie bardziej praktyczny.

Z narzędziami Aurea takie zadanie będzie dużo prostsze!

Wykorzystując panel Aurea Archiwum możemy znacznie prościej przechować niezbędne informacje. To zestaw narzędzi udostępniany w formie platformy niskokodowej, dzięki któremu znacznie łatwiej obsłużyć rozbudowane zbiory danych i zaprojektować własny model biznesu. System umożliwi magazynowanie, katalogowanie, przetwarzanie i udostępnianie danych w błyskawicznym czasie.

Cyfryzacja procesów może ograniczyć koszty obsługi przedsiębiorstwa, a proponowane narzędzia doskonale się tutaj sprawdzą. W ten sposób szybciej wdrożymy procesy automatyzacji, a przedsiębiorstwo nie poniesie dużych kosztów, związanych z wykupem dedykowanego oprogramowania.